ET. Das Einstufungs-Tool

ET-Dokumentation

ET unterstützt Sachbearbeiter:innen in HR und Personalverrechnung bei der kollektivvertraglichen Einstufung neuer Mitarbeiter:innen — vom Lesen der Vordienstzeit-Dokumente bis zur ausgedruckten Empfehlung mit Lohngruppe und Gehaltsstufe.

Diese Dokumentation beschreibt, wie ET arbeitet, welche Logiken im Hintergrund laufen und wie du das Tool optimal nutzt. Sie ist ausdrücklich für die fachliche Anwender:innen-Perspektive geschrieben — keine technischen Interna, keine Code-Begriffe.

Wenn du neu bist, lies einfach von oben nach unten. Wenn du nach einem konkreten Begriff oder einer konkreten Regel suchst, springe über das Inhaltsverzeichnis links direkt zur passenden Sektion.

Tipp
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Kapitel 02

Der 4-Schritt-Workflow

Eine Einstufung läuft in ET immer in derselben Reihenfolge ab. Du kannst jederzeit zu einem früheren Schritt zurückspringen und Angaben anpassen — ET berechnet die Folgeschritte sofort neu.

Workflow: vom KV bis zur Empfehlung in 4 Schritten1KV wählen+ Stichtag2Dokumentehochladen3Vordienstprüfen4Empfehlung+ PDF-Export
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Du kannst jederzeit zurückspringen und Angaben korrigieren — ET rechnet sofort neu.

Schritt 1 — KV auswählen & Stichtag setzen

Im ersten Schritt wählst du den Kollektivvertrag, der für die einzustufende Person gelten soll, und legst den Stichtag fest.

  • Kollektivvertrag: Wähle aus der Karten-Übersicht den passenden KV. Jeder KV bringt seine eigenen Lohngruppen, Gehaltsstufen, Anrechnungs- und Sonderregeln mit. Die Liste zeigt nur freigegebene KVs deiner Organisation.
  • Stichtag: Das ist der Tag, an dem die einzustufende Person ihre Beschäftigung beim aktuellen Arbeitgeber beginnt. Alle Beschäftigungen davor sind Vordienstzeiten und werden ab Schritt 3 geprüft.
  • Der Stichtag lässt sich frei wählen oder mit dem Heute-Toggle auf das aktuelle Datum setzen.
Warum der Stichtag so wichtig ist
Der Stichtag definiert die Trennlinie zwischen „Vordienst“ und „aktueller Anstellung“. Eine Beschäftigung, die am Stichtag selbst oder danach beginnt, wird NICHT mehr als Vordienst gezählt. Der Stichtag dient auch zur Berechnung der Lückenzeiten und zur Prüfung von Sonderregeln.

Schritt 2 — Dokumente hochladen

Lade die Belegdokumente der einzustufenden Person hoch. ET liest sie automatisch aus und schlägt eine Liste von Vordienstzeiten vor, die du anschließend in Schritt 3 verifizieren kannst.

  • Typische Dokumente: Versicherungsdatenauszug der ÖGK / SV, Dienstzeugnisse, Lebensläufe, Arbeitsbestätigungen.
  • Formate: PDF (auch gescannt), JPG, PNG. Auch mehrere Dateien in einem Upload sind erlaubt — ET kombiniert die Inhalte automatisch.
  • Verarbeitung: Die Dokumente werden ausschließlich im Arbeitsspeicher von ET ausgewertet. Sobald die Auswertung abgeschlossen ist, werden sie verworfen. ET speichert KEINE Dokumenten-Originale auf der Festplatte. Mehr dazu siehe Datenschutz.
Einwilligung zur Datenübermittlung
Vor dem ersten Upload bestätigst du per Checkbox, dass die Daten zur Auswertung an die ET-Backend-Services übermittelt werden dürfen. Ohne diese Einwilligung lässt sich Schritt 2 nicht starten.

Schritt 3 — Vordienstzeiten prüfen

Das Herzstück. ET präsentiert dir alle aus den Dokumenten gelesenen Beschäftigungszeiten als editierbare Tabelle. Pro Zeile kannst du:

  • Datum von / bis korrigieren, falls das automatische Lesen unsauber war.
  • Arbeitgeber und Tätigkeit anpassen. Korrekte Arbeitgebernamen sind besonders wichtig für die Sonderregel „Selber Arbeitgeber“ (siehe Berechnung & Regeln → Selber Arbeitgeber).
  • Anrechenbar-Häkchen setzen oder entfernen — du entscheidest pro Position, ob sie in die Einstufung einfließt. ET schlägt eine Voreinstellung vor, du kannst sie immer übersteuern.
  • Anrechnungsfaktor wählen (volle Anrechnung 1.0, halbierte 0.5, oder keine 0.0). ET begründet, wie der Vorschlag zustande kommt — du behältst die letzte Entscheidung.
  • „Selber Arbeitgeber“-Checkbox aktivieren, wenn die Position beim aktuellen Arbeitgeber stattfand und über die KV-Höchstanrechnungsdauer hinaus zählen soll (siehe Sonderregel).

Neben jeder Zeile zeigt ET kompakte Badges („KV-Regel“, „Annahme“, „Manuell“), die transparent machen, wie der vorgeschlagene Anrechnungsfaktor zustande kam.

Du bist die letzte Instanz
ET schlägt vor — du entscheidest. Bei jeder Änderung an einer Zeile rechnet ET die Gesamtsumme und die voraussichtliche Gehaltsstufe automatisch neu durch. Es gibt keine „falsche Reihenfolge“ — du kannst alles beliebig oft anpassen.

Schritt 4 — Empfehlung & PDF-Export

Im letzten Schritt liefert ET die finale Einstufungsempfehlung mit Lohngruppe, Gehaltsstufe, anrechenbarer Dienstzeit und einer ausformulierten Begründung.

  • Lohngruppe: ergibt sich aus der Tätigkeit der einzustufenden Person und den KV-Lohngruppen-Definitionen.
  • Gehaltsstufe: ergibt sich deterministisch aus der anrechenbaren Dienstzeit und der KV-Stufentabelle. ET berechnet die Stufe direkt aus den Monaten — frei von subjektiven Auslegungen.
  • Begründung: ein ausformulierter Text, der die Einstufung nachvollziehbar macht (besonders nützlich für die Personalakte oder Streitfälle).
  • PDF-Export: ein Klick erzeugt ein druckbares PDF mit allen Daten — inklusive der Vordienst-Liste und den relevanten Hinweisen. Auch dieser Schritt läuft ohne Speicherung auf der Festplatte ab.
Kapitel 03

Berechnung & Regeln verständlich erklärt

Dieser Abschnitt erklärt die rechnerischen Grundlagen, mit denen ET arbeitet — bewusst in Worten und Beispielen, ohne Formeln.

Die 30/360-Rechenmethode

ET rechnet Beschäftigungsdauern in der kaufmännischen 30/360-Konvention: jedes Monat hat 30 Tage, jedes Jahr 360 Tage. Das ist branchenüblich im KV-Bereich und vereinfacht Vergleichbarkeit und Berechnung.

ET-Rechenmethode: jedes Monat = 30 Tage, 1 Jahr = 360 TageJan30 TFeb30 TMär30 TApr30 TMai30 TJun30 TJul30 TAug30 TSep30 TOkt30 TNov30 TDez30 T12 × 30 T = 360 T = 1 Jahr
ET rechnet alle Beschäftigungsdauern in dieser kaufmännischen Konvention. Branchenüblich im KV-Bereich, weil sie Mathematik und Vergleichbarkeit erleichtert. Das echte Kalenderjahr hat 365 Tage — in ET zählt es 360.

Das echte Kalenderjahr hat 365 Tage. In ET zählt es 360. Dadurch weichen ET-Resultate immer geringfügig vom echten Kalender ab — das ist gewollt und entspricht der KV-Praxis.

Beispiel
Eine Beschäftigung vom 01.01.2020 bis 31.12.2024 = 5 volle Kalender­jahre = in der 30/360-Methode 1800 Tage = 5 × 360. Ein Item vom 01.06.2024 bis 31.05.2025 = 360 Tage = 1 Jahr.

Höchstanrechnungsdauer

Jeder KV legt eine Höchstanrechnungsdauer fest. Das ist die maximale Anzahl an Vordienstjahren, die in die Einstufung einfließen darf. Im KV Handel sind es zum Beispiel 7 Jahre.

Wenn die Summe der anrechenbaren Vordienste die Höchstanrechnungsdauer überschreitet, kappt ET die überschüssigen Tage. Diese werden in der Tabelle nicht entfernt, sondern als „über Höchstgrenze hinaus“ markiert — du siehst sie weiterhin, sie zählen aber nicht für die Stufenwahl.

Sonderregel „Selber Arbeitgeber“

Viele KVs erlauben eine Ausnahme von der Höchstanrechnungsdauer: Beschäftigungszeiten beim aktuellen Arbeitgeber dürfen zusätzlich zur Höchstanrechnungsdauer angerechnet werden. In ET heißt diese Regel schlicht „Selber Arbeitgeber“.

Aktiviere die Selber Arbeitgeber-Checkbox in Schritt 3 bei jeder Position, die zum aktuellen Arbeitgeber gehört. Die Sonderregel erlaubt typischerweise Lücken von bis zu 24 Monaten zwischen den Positionen desselben Arbeitgebers und bis zum Stichtag.

Sonderregel „Selber Arbeitgeber“ — zusammenhängende Beschäftigung darf max. 24 Monate unterbrochen seinPos. 112 M.Pos. 236 M.Beschäftigung unterbrochenPos. 31 M.Stichtagzusammenhängendunterbrochen (Lücke > 24 M.)
Sobald an EINER Stelle in der Arbeitgeber-Abfolge die Lücke 24 Monate überschreitet, gilt die GESAMTE Abfolge als unterbrochen — auch Positionen davor verlieren die Sonderregel-Anrechnung.
Wichtige Konsequenz
Wenn an einer Stelle der zusammenhängenden Beschäftigung die Lücke 24 Monate überschreitet, gilt die komplette Abfolge dieses Arbeitgebers als unterbrochen. ET markiert dann ALLE betroffenen Positionen mit einem orange Warnhinweis. Du entscheidest manuell, ob die Sonderregel trotzdem anwendbar ist (z. B. weil eine Karenz oder Krankheit die Lücke erklärt).
Beispiel: 19 J. 2 M. rohe Vordienstzeit — was ist anrechenbar?Rohe Summe19 J. 2 M.Anrechenbar (= Höchstgrenze + Sonderregel)7 J. (Höchstgrenze)+ 7 J. 1 M. (Selber Arbeitgeber)5 J. 1 M. verworfen→ ET-Empfehlung basiert auf: 14 J. 1 M. (= 7 J. Höchstgrenze + 7 J. 1 M. Sonderregel)
Die Höchstanrechnungsdauer begrenzt reguläre Vordienstzeiten. Die Sonderregel „Selber Arbeitgeber“ rechnet zusätzlich darüber hinaus an, sofern die zusammenhängende Beschäftigung beim selben Arbeitgeber nicht unterbrochen ist. Was ÜBER beide Limits hinaus­ geht, fließt nicht in die Einstufung ein.

Überlappungen

Wenn zwei Beschäftigungen zeitlich überlappen (z. B. parallel zwei Anstellungen), rechnet ET den überschnittenen Bereich nur EINMAL an — nicht doppelt.

  • Die längere bzw. besser dokumentierte Position bleibt unverändert.
  • Bei der zweiten Position wird der überlappende Teil aus der Anrechenbaren Dauer abgezogen. Die Roh-Dauer bleibt sichtbar.
  • In der Zeile siehst du dann zwei Werte: die Roh-Dauer und die tatsächlich anrechenbare Dauer.

Anrechnungsfaktor

Manche Positionen werden nur teilweise oder gar nicht angerechnet. ET verwendet drei Standardfaktoren:

  • 1.0 — volle Anrechnung: die übliche Voreinstellung für reguläre Beschäftigungen.
  • 0.5 — halbe Anrechnung: z. B. für Praktika oder bestimmte KV-Sonderregeln (etwa branchenfremde Vordienste).
  • 0.0 — keine Anrechnung: z. B. AMS-Zeiten, Karenz, Wehrdienst, schulische Ausbildung ohne berufliche Relevanz. ET schlägt das automatisch vor, du kannst es jederzeit übersteuern.

Welcher Faktor vorgeschlagen wird, hängt vom KV ab. Die kleine Badge neben jeder Zeile zeigt dir transparent, woher der Vorschlag kommt: KV-Regel, Annahme oder Manuell.

Kapitel 04

Transparenz & Determinismus

ET legt Wert darauf, dass jede Empfehlung nachvollziehbar ist. Drei Prinzipien stehen dahinter:

  • Nachvollziehbare Berechnung: Die Anrechenbare Dauer und die daraus folgende Gehaltsstufe werden direkt aus deinen Eingaben und der KV-Stufentabelle berechnet — nicht geschätzt. Bei gleichem Input kommt immer dasselbe Ergebnis heraus.
  • Vollständiges Berechnungsprotokoll: Klicke in Schritt 3 auf „Wie wird berechnet?“ — ET öffnet ein Detail-Modal mit der Aufschlüsselung pro Zeile, der Höchstgrenzen-Anwendung und der Verbuchung der „Selber Arbeitgeber“-Sonderregel. Nichts ist versteckt.
  • Regel-Quelle pro Zeile: Jeder vorgeschlagene Anrechnungsfaktor trägt ein Etikett, das seine Quelle nennt (KV-Regel / Annahme / Manuell). Du erkennst auf einen Blick, was du übersteuert hast und was direkt aus dem KV-Regelwerk kommt.
Was bedeutet das in der Praxis?
Du kannst jede Empfehlung gegenüber der einzustufenden Person, dem Betriebsrat oder im Streitfall begründen — mit konkreten Zahlen und mit dem Verweis auf die KV-Regel. ET hilft dir, deine Entscheidung zu fundieren, nicht sie zu ersetzen.
Kapitel 05

Datenschutz

ET ist von Grund auf so gebaut, dass keine Kundendaten und keine hochgeladenen Dokumente dauerhaft auf der Festplatte gespeichert werden.

  • Dokumente: werden ausschließlich im Arbeitsspeicher ausgewertet und sofort nach der Auswertung verworfen. Keine Kopien, keine Backups, keine Archive auf Disk.
  • Vordienst-Zeilen: werden während der Sitzung gehalten, damit du sie korrigieren und schrittweise weiterführen kannst. Schließt du den Tab oder loggst dich aus, sind sie weg.
  • Änderungsprotokoll: ET protokolliert anonymisierte Metadaten (z. B. „Schritt 3 abgeschlossen, 6 Vordienst-Items verarbeitet, KV Handel“) — ohne Namen, ohne Geburtsdaten, ohne Dokumentinhalte.
  • Einwilligungspflicht: Bevor Daten zur Auswertung übermittelt werden, bestätigst du dies in Schritt 2 ausdrücklich.
Standortbezogene Datenverarbeitung
Die ET-Auswertungsservices laufen in der Europäischen Union. Eine Übertragung in Drittländer findet nicht statt.
Kapitel 06

Häufige Fragen

01Warum bekommt eine Vordienst-Zeile bei mir das Häkchen „nicht anrechenbar“?
ET prüft automatisch typische Ausschluss-Tätigkeiten (AMS-Bezug, Karenz, Wehrdienst, schulische Ausbildung) und setzt das Häkchen entsprechend. Du kannst jede Zeile manuell übersteuern, indem du das Häkchen wieder aktivierst. Die Begründung neben dem Häkchen verrät dir, warum ET den Vorschlag so gemacht hat.
02Wie ändere ich den Anrechnungsfaktor einer Zeile?
In der Vordienst-Tabelle (Schritt 3) klickst du in der jeweiligen Zeile auf das Faktor-Feld und wählst 1.0, 0.5 oder 0.0. Sobald du einen Wert manuell setzt, erscheint die Badge „Manuell“ und ET respektiert deine Wahl bis zum Sitzungsende.
03Was bedeutet das orange Warning-Banner über einer Zeile?
Das ist ein Hinweis von ET, dass etwas an dieser Zeile besondere Aufmerksamkeit verdient — etwa eine Lücke zur nächsten Position desselben Arbeitgebers, die länger als 24 Monate ist, oder eine Tätigkeit, deren Einordnung nicht eindeutig ist. ET sperrt nichts, sondern bittet dich nur, kurz draufzuschauen.
04Im Modal stehen Höchstanrechnungsdauer (z. B. 7 J.) und Gesamt-Anrechenbar (z. B. 14 J. 1 M.) unterschiedlich — was zählt für die Gehaltsstufe?
Für die Gehaltsstufe zählt immer der Endwert „Anrechenbare Dienstzeit gesamt“ in der Aufschlüsselung. Das ist die Summe aus dem Anteil bis zur Höchstgrenze und der Sonderregel „Selber Arbeitgeber“ — und genau diese Zahl verwendet ET nachvollziehbar, um die Stufe aus der KV-Tabelle abzulesen.
05Mein Item zeigt „11 M. 21 T.“ und darunter klein „gesamt 11 M. 21 T.“ — sind das zwei verschiedene Werte?
Nein, das wäre ein Anzeigefehler. Aktuelle ET-Versionen zeigen den Untertitel „gesamt …“ nur noch dann, wenn die Anrechenbare Dauer TATSÄCHLICH von der Rohdauer abweicht (z. B. durch Höchstgrenzen-Reduktion, Faktor < 1 oder Überlappung). Sind beide Werte identisch, fällt der Untertitel weg.
06Mein PDF wurde nicht erstellt — was tun?
Stelle sicher, dass du in Schritt 1–3 alle notwendigen Angaben gemacht hast und in Schritt 4 die Empfehlung vollständig geladen wurde (kein Spinner mehr aktiv). Falls der PDF-Button trotzdem nicht reagiert: Browser-Tab neu laden, dann Schritt 4 nochmal aufrufen. Bleibt es bestehen, melde es dem Support — gerne mit Browser-Konsole-Screenshot.
07ET-Empfehlung weicht von meiner Einschätzung ab — was zählt arbeitsrechtlich?
ET liefert eine technisch korrekte Empfehlung auf Basis deiner Eingaben und der KV-Regeln. Die finale rechtliche Verantwortung für die Einstufung liegt aber bei dir bzw. der einstufenden Stelle. ET ist Entscheidungs-Hilfe, kein Rechtsbeistand. Bei Unsicherheit konsultiere den Betriebsrat oder einen Arbeitsrechtsexperten.
08Ich habe in Schritt 3 etwas geändert — muss ich Schritt 4 manuell neu starten?
Nein. ET rechnet bei jeder Änderung in Schritt 3 die Folgewerte automatisch durch. Wenn du Schritt 4 öffnest, siehst du immer die aktuelle Empfehlung basierend auf dem aktuellen Stand von Schritt 3.
09Kann ich eine Einstufung später nochmal aufrufen?
Aus Datenschutzgründen werden Einstufungen nicht dauerhaft gespeichert. Wenn du eine Einstufung dokumentieren möchtest, exportiere sie als PDF — das ist das offizielle Arbeitsergebnis. Den PDF-Inhalt kannst du in deiner Personalakte ablegen.
10Was ist der Unterschied zwischen Lohngruppe und Gehaltsstufe?
Die Lohngruppe ergibt sich aus der TÄTIGKEIT (was die Person tut). Die Gehaltsstufe ergibt sich aus der DIENSTZEIT (wie lange anrechenbar). Beide zusammen ergeben den konkreten KV-Lohn / das Gehalt laut KV-Tabelle.
Kapitel 07

Glossar

Anrechenbar
Eine Vordienst-Position zählt für die Einstufung. Das Häkchen entscheidet das pro Zeile.
Anrechnungsfaktor
Multiplikator für die Dauer einer Position (1.0 = voll, 0.5 = halb, 0.25 = ein Viertel, 0.0 = nicht). Bestimmt, wie viel von der Roh-Dauer in die Anrechenbare Dauer einfließt.
Gehaltsstufe
Position innerhalb der KV-Lohntabelle, bestimmt durch die anrechenbare Dienstzeit. Bei manchen KVs als Buchstabe (a, b, c, d), bei anderen als Zahl (1, 2, 3, …).
Höchstanrechnungsdauer
Maximalwert an Vordienstjahren, die in die Einstufung einfließen. KV-spezifisch (z. B. 7 Jahre im KV Handel).
Kollektivvertrag (KV)
Branchenspezifischer Tarifvertrag, der Lohngruppen, Stufen und Anrechnungsregeln festlegt. Wählst du in Schritt 1.
Lohngruppe
Position innerhalb der KV-Lohntabelle, bestimmt durch die TÄTIGKEIT.
Regel-Quelle (Badge)
Kleine Markierung neben einer Zeile, die zeigt, woher der Vorschlag kommt — KV-Regel, Annahme oder Manuell.
Roh-Dauer
Die kalendarische 30/360-Dauer einer Beschäftigung, OHNE Anwendung von Höchstgrenze, Faktor oder Überlappungs-Bereinigung.
Selber Arbeitgeber (Sonderregel)
KV-Sonderregel: Beschäftigungszeiten beim aktuellen Arbeitgeber dürfen zusätzlich zur Höchstanrechnungsdauer angerechnet werden. Voraussetzung: keine Lücke länger als 24 Monate zwischen den Positionen.
Stichtag
Trennlinie zwischen Vordienst und aktuellem Arbeitsverhältnis. Beginn des neuen Arbeitsverhältnisses.
Vordienstzeit
Jede Beschäftigung VOR dem Stichtag. Wird in Schritt 3 als Tabelle verarbeitet.
30/360-Methode
Kaufmännische Rechenkonvention: jedes Monat 30 Tage, jedes Jahr 360 Tage. Branchenstandard im KV-Bereich.
Kapitel 08

Support & Feedback

Diese Dokumentation deckt die häufigsten Anwendungsfälle ab. Wenn du auf etwas stößt, das hier nicht steht, oder einen Fehler findest: sag Bescheid.

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